Het verzendsysteem biedt de mogelijkheid om e-mailnotificaties met tracking informatie naar jouw klanten te versturen. Dit gebeurt wanneer een zending volgbaar wordt op de website van de vervoerder. De e-mailnotificatie is te personaliseren en linkt de ontvangende partij door naar de officiële tracking pagina van de vervoerder.
Ga via het menu instellingen naar e-mailnotificatie.
Je kan zelf aangeven of je hiervan gebruik wil maken en zo ja, wat het onderwerp en de inhoud van het bericht zal zijn. Maak hier ook de keuze of je de track & trace e-mail verstuurd wil hebben op het moment dat het pakket in het sorteercentrum van de vervoerder is of direct na het afdrukken van het verzendlabel.
Let op! De e-mailnotificatie is niet aan te passen in HTML (voor bijvoorbeeld de opmaak aan te passen).
Update e-mailnotificatie 2.0
Met onze nieuwste lay-out en technische uitbreiding haal je nu nóg meer uit je track & trace e-mails.
Bij het openen van e-mailnotificatie 2.0 worden automatisch de teksten van je huidige track & trace e-mails ingeladen. Zodra je in de nieuwste versie zit van e-mailnotificatie en linksonder klikt op Opslaan zijn je nieuwste instellingen actief.
Meer informeren via verschillende momenten
Bij de nieuwste versie van e-mailnotificatie kan je per moment in het verzendproces een e-mail instellen. Op die manier kan je klanten informeren tijdens elke stap en krijg je hopelijk minder vragen van klanten. Je hebt de keuze uit:
- afgedrukt: direct na het afdrukken van het verzendlabel, let op dat de track & trace informatie niet direct beschikbaar is
- sorteerproces: als de zending in het sorteercentrum van de vervoerder is (standaard)
- afgeleverd: als de zending is afgeleverd door de vervoerder
- retour aangemaakt (portaal): als er een retourlabel is aangemaakt via het retourportaal
Kies voor de nieuwe lay-out en personaliseer met eigen logo
Wil je gebruikmaken van de nieuwe lay-out? Kies dan voor Email Notificatie bij E-mail template. Ben je geen fan en wil je liever gewoon e-mails versturen zonder opmaak? Kies dan voor Plain text.
Eigen logo bij nieuwe template
Naast het personaliseren met een eigen tekst kan je ook een logo toevoegen. Je kan het logo bovenaan de track & trace e-mail vervangen voor je eigen logo. Dit doe je door via het menu naar Instellingen > Huisstijl te gaan. Ga naar E-mail logo URL, plak hier de link (URL) van de afbeelding en klik linksonder op Opslaan. Voor het mooiste resultaat kan je het beste een PNG bestandsformaat gebruiken.
Binnenkort kan je ook je eigen huisstijl kleuren kiezen die gebruikt worden in de e-mail, zoals de buttonkleur.
Nieuwe opmaak: e-mailnotificatie 3.0
De nieuwe stijlopmaak van de e-mailnotificaties is er! Deze variant staat nog niet standaard aan, maar kan je wel zelf inschakelen. Op de gebruikelijke pagina kies je dan voor de template Email Notificatie 3. In de nieuwe opmaak kunnen artikelen, links en socials toegevoegd worden. Op termijn zullen alle e-mailnotificaties overgaan van de huidige 2.0 opmaak naar 3.0.
Inhoud
Er zijn een aantal variabelen (altijd in het Nederlands gedefinieerd) die je kan invoegen bij de Inhoud van de e-mail welke automatisch vervangen worden door informatie over de zending als de e-mail verstuurd wordt:
Ontvanger
- ?naam ((bedrijfs)naam van de ontvanger)
- ?_naar_tav (contactpersoon van de ontvanger)
- ?tracktrace (track & trace link)
- ?afleverAdres (adres van de ontvanger of pakketpunt in geval van parcelshop levering)
- ?referentie (referentie van de zending)
Afzender
- ?_van_email (e-mailadres van de afzender)
- ?_van_naam (naam van de afzender)
- ?_van_contactpersoon (contactpersoon van afzender)
Talen
Ook kan in meerdere verschillende talen een e-mailnotificatie verstuurd worden, dit is op basis van het land van de ontvanger. Indien het land van de ontvanger niet voldoet aan de gedefinieerde talen wordt de e-mailnotificatie in het Engels verstuurd.
Jouw eigen e-mailadres als afzender instellen
Standaard staat bij e-mailnotificaties ingesteld dat jouw eigen bedrijfsnaam zichtbaar is maar noreply@parcelpro.nl het afzender e-mailadres is. De ontvanger ziet jouw bedrijfsnaam als afzender en ziet niet dat de e-mail namens Parcel Pro wordt verstuurd. Dit betekent ook dat jouw klanten via de huidige instellingen de track & trace e-mail niet kunnen beantwoorden.
- Ga in het verzendsysteem via het menu instellingen naar e-mailnotifcatie
- Als je activeer e-mailnotificatie nog niet hebt aangezet moet je dat eerst doen. Op die manier geef je toestemming om de track & trace e-mails vanuit Parcel Pro te versturen.
- Vul bij afzender e-mail jouw eigen e-mailadres (bijv. info@uwbedrijfsnaam.nl) in en bij afzendernaam het volgende: ?_van_email.
- Je krijgt een e-mail ter bevestiging, klik op de link in de e-mail. Als jouw e-mailadres met succes gevalideerd en bevestigd is zie je staan Gelukt.
Dit waren de stappen voor optie 1, ga voor optie 2 verder met stap 5.
- Nu is het tijd om machtiging te krijgen van jouw mailserver om de track & trace e-mails te versturen namens jouw domein via een DNS configuratie. Als je dit niet zelf kan, kan je contact opnemen met jouw hostingpartij.
- Ga naar het controlepaneel van jouw domein/hosting. Voeg “spf.login.parcelpro.nl” toe aan het SPF record van het e-mailadres om ervoor te zorgen dat dit e-mailadres als afzender van de e-mail notificatie kan worden gebruikt. Zolang we dit niet kunnen valideren na het opslaan van de instellingen, gebruiken we het e-mailadres als antwoordadres (optie 2). Ga na de DNS configuratie naar de e-mailnotificatie pagina in het verzendsysteem en klik op de button opslaan linksonder. Je ziet nu onder het e-mailadres veld staan of de SPF record geldig is. Het instellen is klaar!
Nog steeds hulp nodig? Neem contact met op via een supportaanvraag, info@parcelpro.nl of 085 273 2785