Het verzendsysteem biedt de mogelijkheid om e-mailnotificaties met tracking informatie naar uw klanten te versturen. Dit gebeurt wanneer een zending volgbaar wordt op de website van de vervoerder. De e-mailnotificatie is te personaliseren en linkt de ontvangende partij door naar de officiële tracking pagina van de vervoerder.
Ga via het menu instellingen naar e-mailnotificatie.
U kan zelf aangeven of u hiervan gebruik wilt maken en zo ja, wat het onderwerp en de inhoud van het bericht zal zijn. Maak hier ook de keuze of u de track & trace e-mail verstuurd wilt hebben op het moment dat het pakket in het sorteercentrum van de vervoerder is of direct na het afdrukken van het verzendlabel.
Let op! De e-mailnotificatie is niet aan te passen in HTML (voor bijvoorbeeld de opmaak aan te passen).
Inhoud
Er zijn een aantal variabelen (altijd in het Nederlands gedefinieerd) die u kan invoegen bij de Inhoud van de e-mail welke automatisch vervangen worden door informatie over de zending als de e-mail verstuurd wordt:
Ontvanger
- ?naam ((bedrijfs)naam van de ontvanger)
- ?_naar_tav (contactpersoon van de ontvanger)
- ?tracktrace (track & trace link)
- ?afleverAdres (adres van de ontvanger of pakketpunt in geval van parcelshop levering)
- ?referentie (referentie van de zending)
Afzender
- ?_van_email (e-mailadres van de afzender)
- ?_van_naam (naam van de afzender)
- ?_van_contactpersoon (contactpersoon van afzender)
Talen
Ook kan in meerdere verschillende talen een e-mailnotificatie verstuurd worden, dit is op basis van het land van de ontvanger. Indien het land van de ontvanger niet voldoet aan de gedefinieerde talen wordt de e-mailnotificatie in het Engels verstuurd.
Uw eigen e-mailadres als afzender instellen
Standaard staat bij e-mailnotificaties ingesteld dat uw eigen bedrijfsnaam zichtbaar is maar noreply@parcelpro.nl het afzender e-mailadres is. De ontvanger ziet uw bedrijfsnaam als afzender en ziet niet dat de e-mail namens Parcel Pro wordt verstuurd. Dit betekent ook dat uw klanten via de huidige instellingen de track & trace e-mail niet kunnen beantwoorden.
- Ga in het verzendsysteem via het menu instellingen naar e-mailnotifcatie
- Als u activeer e-mailnotificatie nog niet hebt aangezet moet u dat eerst doen. Op die manier geeft u toestemming om de track & trace e-mails vanuit Parcel Pro te versturen.
- Vul bij afzender e-mail uw eigen e-mailadres (bijv. info@uwbedrijfsnaam.nl) in en bij afzendernaam het volgende: ?_van_email.
- U krijgt een e-mail ter bevestiging, klik op de link in de e-mail. Als uw e-mailadres met succes gevalideerd en bevestigd is ziet u staan Gelukt.
Dit waren de stappen voor optie 1, ga voor optie 2 verder met stap 5.
- Nu is het tijd om machtiging te krijgen van uw mailserver om de track & trace e-mails te versturen namens uw domein via een DNS configuratie. Als u dit niet zelf kunt, kunt u contact opnemen met uw hostingpartij.
- Ga naar het controlepaneel van uw domein/hosting. Voeg “spf:login.parcelpro.nl” toe aan het SPF record van het e-mailadres om ervoor te zorgen dat dit e-mailadres als afzender van de e-mail notificatie kan worden gebruikt. Zolang we dit niet kunnen valideren na het opslaan van uw instellingen, gebruiken we het e-mailadres als antwoordadres (optie 2). Ga na de DNS configuratie naar de e-mailnotificatie pagina in het verzendsysteem en klik op de button opslaan linksonder. U ziet nu onder het e-mailadres veld staan of de SPF record geldig is. Het instellen is klaar!
Nog steeds hulp nodig? Neem contact met op via een supportaanvraag, info@parcelpro.nl of 085 273 2785